MITEN KIRJANPITO TEHDÄÄN – OSA II

Tässä postauksessa kerron tiivistetysti, miten varmistat, että kuittisi kelpaa kirjanpitoon, ja vielä vuosien päästä verotarkastajallekin. Kun ostat jotain, millainen tosite pitäisi kirjanpitoon liittää (teetpä sitten kirjanpidon itse tai kirjanpitäjän avulla)? Miten saat oikeuden vähentää arvonlisäveron osuuden kirjanpidossa?

”Miten kirjanpito tehdään?” -postaussarja on suunnattu yritystaipaleen alussa oleville, tai vasta yrittäjyyttä harkitseville. Tai heille, jotka eivät ole yrityksensä talousasioita mietiskelleet aiemmin, mutta haluaisivat hieman enemmän tietoa pelkän vastuun lisäksi tästä jokaista elinkeinonharjoittajaa koskevasta osa-alueesta. Eli näissä postauksissa käsittelen kirjanpidon perusasioita selkeästi.

Millainen kuitti käy kirjanpitoon?
Aina kun teet ostoksen tai hankit palveluita liiketoimintaasi liittyen, muista säästää kuitti. Kuitissa tulisi näkyä myyjän perustiedot (yrityksen nimi ja y-tunnus) sekä maksun tiedot (ostettu tavara tai palvelu, hinta, sekä arvonlisäveron määrä). Jos ostoksen hinta on yli 400 euroa, tulisi laskulla olla myös ostavan yrityksen nimi ja y-tunnus.

Arvonlisäveron vähennys
Jos olet arvonlisäverovelvollinen, kuitissa tulee ehdottomasti näkyä arvonlisäveron määrä! Muuten et saa vähentää arvonlisäveron osuutta kirjanpidossa, vaikka käyttämäsi ohjelma laskisikin sen automaattisesti kokonaishinnasta. Esimerkiksi pelkkä pankkikorttimaksun tuloste ei yleensä näytä arvonlisäveroa (tai paljon muutakaan tietoa maksuvälineen ja summan lisäksi), eli se ei yksinään riitä kirjanpitoon. Tällaisia kuitteja saattaa saada pienemmissä kivijalkamyymälöissä tai ravintoloissa asioidessa. Kannattaa siis varmistaa heti ostohetkellä, että kuitissa näkyy arvonlisäveron määrä (sekä verokanta prosentteina, että määrä euroina).

Kuittien säilyttäminen (paperinen kirjanpito)
Perinteinen kassakuitti ei kestä aikaa. Jo vuodessa kuitti voi haalistua täysin lukukelvottomaksi.

Itse pyydän jo kaupassa kopioimaan kuitin, mikäli ostan esim. toimistotarvikkeita liiketoimintaani varten. Pieni asia, mutta helpottaa omien kuittien säilömistä todella paljon. Ainakin tämä on onnistunut tähän asti niissä liikkeissä, joissa yrityksen asioilla liikun. Ehkei päivittäistavarakaupoissa niin hyvin sujuisi kiireen vuoksi. ;) Mutta ainakin isoimmissa marketeissa olen kysynyt (onnistuneesti) info-pisteellä kopiointia. Jos et saa kopioitua kuittia myyjän toimesta (tai et kehtaa kysyä), kannattaa kuitti kopioida A4:lle itse.

Otathan huomioon, että vastuu kirjanpitomateriaalien arkistoinnista on yrittäjällä itsellään, vaikka joku muu hoitaisikin kirjanpidon. Eli kuitin tulisi säilyä luettavassa muodossa vähintään lakisääteiset 6 vuotta. Jos olet ulkoistanut kirjanpitosi, voit pyytää kirjanpitäjää kopioimaan paperikuitit kirjanpidon tekemisen yhteydessä. Ylipäätään voit ulkoistaa kaiken paitsi vastuun, eli muista sopia kirjanpitäjäsi kanssa (kirjallisesti), mitä palveluun sisältyy. Kysyvä ei tieltä eksy, taaskaan.

Säilyttämällä materiaalit sähköisesti tällaisia säilyvyysongelmia ei ole. Käytännössä siis skannaat paperikuitin tai näppäät siitä vaikkapa kännykällä kuvan. Jos kirjanpitosi hoitaa joku muu ja toimitat kuitit paperilla, voit sopia, että he skannaavat kuitit puolestasi. Kirjanpitomateriaalien sähköiseen säilytykseen palaan pidemmin omassa postauksessaan.
Mistä ei tarvitse kuittia?Pääsääntönä kaikista tilitapahtumista ja liiketoimintaasi liittyvästä asioinnista pitäisi olla kirjallinen tosite:

• Vuokrasuhteista vuokrasopimus
• Takuuvuokrasta kuitti vuokranantajalta
• Lainanlyhennyksistä lainasopimus
• Käteis- ja korttiostoista paperikuitit
• Tilisiirroista kuitti tai lasku
• Ennakkoverojen maksuista ennakkoveropäätös ja niin edelleen…
  

Poikkeuksia on muutamia, esimerkiksi elinkeinonharjoittajan (toiminimen) yksityisnostot. Tämä johtuu siitä, että ”sinun” ja ”yrityksen” rahoja ei toiminimellä ole, vaan kaikki mitä toiminimen tililtä itsellesi nostat, on yhä toiminimen kirjanpidossa verotettavaa tuloa.

Eli jos vaikkapa siirrät toiminimesi pankkitililtä omalle tilillesi rahaa, riittää viestiksi esim. ”oma siirto”. Tällöin tiliotteen rivi toimii tositteena kirjanpidon tapahtumalle, eikä mitään erillistä kuittia tarvita. Jos ostat tililtä pankkikortilla omia yksityisiä menojasi, kirjoita tiliotteelle tapahtuman viereen ”oma osto” tai vaikka ”yksityisosto”, niin muistat jälkikäteenkin mitä tilitapahtuma koskee. Jos olet ulkoistanut kirjanpidon, tämä tieto on varsin tärkeä, ettei kirjanpitäjäsi tarvitse häiritä kiireistä arkeasi kysymällä puuttuvien kuittien perään.

***
Oliko tästä postauksesta sinulle hyötyä? Puuttuiko vastaus johonkin mielen päällä olevaan tuiki tärkeään kysymykseen? Jätä kommentti tai ota yhteyttä muulla keinoin, niin vastailen kysymyksiin mielelläni. :) Postauksen saa myös jakaa, jos tuntuu että siitä voisi olla hyötyä tuttavapiirissäsi muillekin.